Directiesecretaresse

Voor een organisatie in Utrecht (Utrecht - Oost) zoeken we een directiesecretaresse die de directeur 1-op1 zal gaan ondersteunen. Je beheert zijn (complexe) agenda en zorg je dat de vele afspraken (intern en extern) soepel verlopen. Je meldt bezoekers aan en je beheert ook de algemene inbox en de registratie/reservering van de werkplekken. Verder lever jij graag een bijdrage aan de nieuwsbrief, organiseer je diverse evenementen en werk je nauw samen met de Office Manager (ieder heeft haar eigen werkzaamheden).

Hoe ziet je dag eruit?:

• Complex agendabeheer van de directeur;
• Plannen en organiseren van vergaderingen (fysiek en online);
• Reserveren van ruimtes en overige zalen voor vergaderingen (intern);
• Telefoon en e-mail beheer;
• Gastvrouw: aanmelden van bezoekers;
• Administratieve werkzaamheden, zoals verwerken van declaraties (van de directeur);

Veel van de werkzaamheden zijn gericht op een juiste planning en zijn ad hoc en onvoorspelbaar. Jij weet daar als geen ander mee om te gaan en haalt energie uit puzzelen en complex agendabeheer. De functie is voor minimaal 32 uur per week.

Een hele leuke vacature voor een directiesecretaresse die van puzzelen houdt, agendabeheer leuk vindt en graag een directeur 1-op-1 ondersteunt. Jouw profiel:

• Minimaal MBO + werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie als (directie)secretaresse - management assistent - personal assistant met complex agendabeheer;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Zeer goede kennis van MS Office of Office 365, met name Outlook;
• Minimaal 32 uur per week beschikbaar (vrijdag als werkdag geniet grote voorkeur);
• Flexibel, proactief, goede planner, kan snel schakelen en prioriteren.

Gezien de locatie is het handig als de directiesecretaresse in Utrecht woont, of regio Zeist, Amersfoort, Houten, Bunnik, etc.

Een mooie vacature voor een directiesecretaresse in Utrecht (Oost). Er wordt je een vaste baan aangeboden voor 32 tot 36 uur per week. Je werkt nauw samen met de Officemanager, maar jullie hebben allebei je eigen takenpakket. Hiernaast biedt de organisatie jou:

Een salaris van max. € 47.500 bruto per jaar op bais van 36 uur per week, een goede pensioenregeling en ook 24 vakantiedagen per jaar (op fulltime basis).