Office Manager / Secretaresse

Deze leuke, informele en professionele organisatie in Utrecht (naast station Utrecht CS) is op zoek naar een parttime Office Manager / Secretaresse voor 28 of 32 uur per week. De organisatie biedt ondersteunende diensten aan op secretarieel gebied aan haar klanten (vooral stichtingen en verenigingen).

Als Office Manager / Secretaresse moet je wel meerdere ballen in de lucht kunnen houden en prioriteiten kunnen stellen, je werkt immers voor meerdere partijen.

Je ondersteunt meerdere klanten op secretarieel gebied en schakelt veel met jouw klanten. Je bent feitelijk de spil van meerdere organisaties, maar voert de werkzaamheden naar eigen inzicht en volledig zelfstandig uit. De functie wordt vanuit kantoor uitgeoefend.

De taken van deze Office Manager zijn, o.a.:

• Telefoonbeheer en mailafhandeling;
• Zakelijke correspondentie, presentaties maken;
• Voorbereiden van mailingen en nieuwsbrieven, bijhouden websites;
• Het organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en bijzondere activiteiten;
• Je biedt ondersteuning aan ten aanzien van verschillende projecten;
• Je bent aanwezig bij bestuursvergaderingen (hiervoor moet je reizen naar verschillende locaties);
• Etc., etc.

Voor deze functie van Office Manager / Secretaresse met je flexibel zijn, het leuk vinden om diverse klanten te ondersteunen, moet je van diversiteit en afwisseling houden en goed prioriteiten kunnen stellen.

Verder:

• verwachten we minimaal MBO+ niveau;
• uitstekende beheersing van de NL taal;
• zeer goede kennis van MS Office;
• een beschikbaarheid van min. 28 uur, maar 32 of 36 is ook prima

Voor deze functie is je woonplaats minder van belang, aangezien je toch met het OV naar kantoor moet (of fiets, scooter), de organisatie zit nl. naast Utrecht CS.